Poste de directrice administrative/directeur administratif

Le FestiJazz international de Rimouski est à la recherche d’une personne pour combler le poste de :

Directrice administrative / Directeur administratif

CHAMPS D’INTERVENTION

 

  1. Gestion interne et organisationnelle de l’organisme
  2. Gestion des ressources humaines
  3. Gestion des ressources financières
  4. Promotion, communication et mise en marché
  5. secrétariat et Autres tâches connexes

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1. Gestion interne et organisationnelle

  • Voir, en collaboration avec le Conseil d’administration, à la préparation et au bon déroulement de l’Assemblée générale annuelle
  • Préparer, en collaboration avec la présidence, l’ordre du jour,  les comptes-rendus des réunions et les documents de travail du Conseil d’administration.
  • Conseiller et assister  les membres du Conseil d’administration dans leurs mandats et responsabilités
  • Voir à l’exécution des mandats et des directives émis par le Conseil d’administration
  • Assurer la circulation de l’information au sein de l’organisme et du Conseil d’administration
  • En collaboration avec la direction artistique et le Conseil d’administration, coordonner et participer à l’élaboration des plans d’actions
  • Coordonner et participer à la rédaction du rapport annuel d’activités
  • Coordonner l’ensemble des activités de l’organisme
  • Estimer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour la réalisation des activités prévues au plan d’actions
  • Coordonner l’élaboration et l’application des politiques, stratégies et règlements définissant les conditions de fonctionnement de l’organisme

2. Gestion des ressources humaines

  • Participer à la sélection, à l’embauche et à l’évaluation du travail des employé(e)s permanent(e)s et/ou contractuels(les)
  • Assurer l’intégration et l’encadrement des nouveaux employés
  • Planifier et organiser le travail du personnel en fonction des priorités
  • Assurer la communication et la circulation de l’information entre les membres du personnel
  • Superviser et coordonner le travail des bénévoles
  • Évaluer les besoins de formation et de perfectionnement du personnel
  • Planifier et organiser l’hébergement des artistes
  • Gestion de la paie
  • Respecter et appliquer les législations en matière d’emploi (retenues, avantages sociaux, etc.)
  • Maximiser l’utilisation des programmes gouvernementaux de création d’emplois existants dans le plan de gestion des ressources humaines

3. Gestion des ressources financières

  • Évaluer les besoins en ressources financières et développer les stratégies et les outils nécessaires
  • En collaboration avec la direction artistique, superviser les coûts de production et de réalisation du Festival
  • Identifier et chercher les sources de financement public et privé
  • En collaboration avec le Conseil d’administration et la direction artistique et conformément aux objectifs, diversifier les sources de financement et plus particulièrement les revenus autonomes
  • Organiser les activités de collecte de fonds
  • Développer le plan de visibilité des commanditaires et entretenir les relations avec leurs représentants
  • Préparer les demandes d’aide financière requises et effectuer les suivis auprès des partenaires et instances gouvernementales (rapports et autres)
  • Administrer la billetterie : fixer les objectifs de vente, assurer la gestion des points de vente, fixer les prix et effectuer les rapports de vente
  • Élaborer et contrôler les budgets d’opération et les consolider dans un budget global afin d’assurer le contrôle financier
  • Produire les rapports comptables mensuels et effectuer des analyses financières précises
  • Voir à la préparation des états financiers annuels (avec la firme comptable)
  • Superviser ou effectuer toutes les opérations comptables et financières (comptes à recevoir et à payer, etc.)
  • Préparer le rapport d’organisme de bienfaisance et émettre les reçus de dons
  • Voir au respect de toutes les obligations légales (assurances, enregistrement auprès du Registraire des entreprises, etc.)
  • Vérifier les comptes de dépenses, négocier et traiter les contrats ou baux (prêts, assurances, etc.)
  • Établir et maintenir des relations avec les fournisseurs
  • Superviser et assurer la tenue de l’ensemble des registres comptables de la corporation
  • Prévoir les besoins financiers à court et à long terme  (mouvement de la trésorerie)

4. Promotion, communication et  mise en marché

  • Participer à des activités de réseautage et de développement de partenariats
  • Élaborer et appliquer un plan de communication et assurer les relations de presse (conférence, communiqués, photos, entrevues, etc.)
  • En collaboration avec la direction artistique, définir le public cible pour chaque projet et les stratégies de mise en marché
  • Coordonner les activités promotionnelles et publicitaires, selon le budget et un calendrier établi préalablement
  • En collaboration avec la direction artistique, développer et contrôler tous les aspects de l’image pour assurer une cohésion du matériel promotionnel
  • En collaboration avec la direction artistique, superviser le travail du photographe, graphiste, webmestre et imprimeur lors de la production des outils de promotion et publicitaires
  • En collaboration avec la direction artistique, superviser la rédaction des documents de communication
  • Assurer la distribution du matériel promotionnel
  • Planifier et assurer la gestion des articles promotionnels (produits dérivés)

5. Secrétariat et autres tâches

  • Planifier et assurer le travail de bureau à court et moyen terme (secrétariat, archivage, base de données, communications externes, etc.)
  • Voir à l’accueil et réception (répondre au téléphone, aux demandes de renseignements)
  • Assurer la gestion, l’entretien et la mise à niveau des équipements de bureau
  • Traitement du courrier postal et électronique
  • Maintenir à jour ses connaissances relatives à son champ d’activités, à son environnement et à sa clientèle
  • Toute autre tâche demandée par le Conseil d’administration

 

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Détenir un diplôme universitaire dans une discipline appropriée ou un diplôme collégial combiné à une expérience jugée pertinente
  • Connaissances en administration, en gestion d’événements  et en jazz
  • Avoir travaillé au moins deux ans dans un poste comparable
  • Posséder des qualités pour les relations interpersonnelles et la mobilisation des personnes
  • Savoir communiquer efficacement et posséder une maîtrise du français et de l’anglais
  • Démontrer du leadership et de l’autonomie dans le travail
  • Être flexible quant à l’horaire de travail
  • Connaître le fonctionnement des organismes bénévoles sans but lucratif

 

Il s’agit d’un emploi à temps plein. Les personnes intéressées doivent faire parvenir, par courriel, leur dossier de candidature avant le 30 novembre 2011.  Le courriel devra avoir pour objet «Candidature Direction administrative» et être envoyé  à l’adresse suivante : info@festijazzrimouski.com , à l’attention de  Marie-Thérèse Brunelle, présidente du conseil d’administration.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

 

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